Wie kann ich meine Lohnabrechnung online sehen?

Sie können Ihre Lohnabrechnung online einsehen, indem Sie sich im HR-Portal, Lohnabrechnungssystem oder in der Employee-Self-Service-App Ihres Arbeitgebers anmelden. Die meisten Unternehmen stellen mittlerweile digitale Lohnabrechnungen statt Papierabrechnungen bereit – der Zugriff ist daher in der Regel sofort möglich.

Wenn Sie Ihre Zugangsdaten haben, dauert der gesamte Vorgang nur wenige Minuten. Hier finden Sie eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Finden Sie heraus, wo Ihre Lohnabrechnung online gehostet wird

Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Plattform Ihr Arbeitgeber für die Bereitstellung der Lohnabrechnungen nutzt.

Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber ein HR-Portal, ein Lohnabrechnungssystem oder eine App verwendet

Die meisten Arbeitgeber stellen Lohnabrechnungen über eine der folgenden drei Optionen bereit:

• Ein webbasiertes HR-Portal, das über den Browser aufgerufen wird.
• Ein eigenständiges Lohnabrechnungssystem wie Sage, Xero oder ADP.
• Eine mobile Employee-Self-Service-App mit integriertem Zugriff auf Lohnabrechnungen.

Manche Unternehmen nutzen eine umfassende HR-Software-Suite, die neben Lohnabrechnungen auch Urlaub, Zusatzleistungen und persönliche Daten abdeckt. Andere setzen ein einfacheres, reines Payroll-Tool ein. Die Plattform hängt vollständig von der Einrichtung Ihres Arbeitgebers und der eingesetzten Software ab.

So erhalten Sie den richtigen Link oder App-Namen

Wenn Sie nicht wissen, welche Plattform Sie nutzen müssen, überprüfen Sie zunächst Ihre geschäftliche E-Mail auf Registrierungs- oder Willkommens-E-Mails eines HR- oder Payroll-Anbieters. Falls Sie nichts finden, fragen Sie direkt bei Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung nach. Diese können Ihnen die genaue URL, den App-Namen oder die Anmeldeseite mitteilen.

Darüber hinaus geben manche Unternehmen diese Informationen auch in ihrem Mitarbeiterhandbuch oder in den Onboarding-Dokumenten an, die Sie in Ihrer ersten Arbeitswoche erhalten haben.

Registrieren oder anmelden bei Ihrem Employee-Self-Service-Konto

Sobald Sie die Plattform kennen, registrieren Sie sich für ein Konto oder melden Sie sich mit Ihren bestehenden Zugangsdaten an.

Konto erstellen

Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, benötigen Sie in der Regel Folgendes:

• Ihre Personalnummer oder Mitarbeiter-ID.
• Die bei der Personalabteilung hinterlegte E-Mail-Adresse.
• Einen Aktivierungslink oder ein temporäres Passwort, das vom System versendet wird.

Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um ein sicheres Passwort festzulegen und Ihr Profil zu vervollständigen. Einige Systeme fordern Sie während der Einrichtung zusätzlich auf, Sicherheitsfragen festzulegen oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Sicher einloggen

Wenn Sie bereits ein Konto haben, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Viele Plattformen erfordern mittlerweile einen zweiten Verifizierungsschritt, beispielsweise einen Code, der an Ihr Telefon oder Ihre E-Mail gesendet wird. Dies ist eine standardmäßige Sicherheitsmaßnahme und schützt Ihre persönlichen und finanziellen Daten vor unbefugtem Zugriff. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie die Option zum Zurücksetzen auf der Anmeldeseite.

Lohnabrechnung online einsehen, herunterladen und ausdrucken

Nach der Anmeldung ist es ganz einfach, Ihre Lohnabrechnung online zu finden.

Zum Bereich Lohnabrechnungen navigieren

Suchen Sie nach einem Tab oder Menüpunkt mit der Bezeichnung „Lohnabrechnungen”, „Gehaltsabrechnung” oder „Entgelt”. Die meisten Plattformen listen Lohnabrechnungen nach Abrechnungszeitraum auf – entweder wöchentlich oder monatlich. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Die aktuellste Lohnabrechnung wird in der Regel ganz oben in der Liste angezeigt.

Öffnen, herunterladen und ausdrucken

Lohnabrechnungen werden in der Regel als PDF-Dateien bereitgestellt. Sobald Sie eine geöffnet haben, können Sie:

• Sie direkt im Browser oder in der App ansehen.
• Sie auf Ihr Gerät herunterladen, um sie für Ihre Unterlagen zu speichern.
• Sie ausdrucken, falls Sie eine physische Kopie für eine Bank, einen Vermieter oder einen Visumantrag benötigen.

Es empfiehlt sich, jede Lohnabrechnung herunterzuladen und zu speichern, damit Sie bei Bedarf immer ein Backup zur Verfügung haben.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung online nicht sehen können

Manchmal werden Lohnabrechnungen nicht wie erwartet angezeigt. Hier sind die häufigsten Ursachen und wie Sie diese beheben können.

Häufige Probleme

Verschiedene Faktoren können den Zugriff auf Ihre Lohnabrechnung online verhindern:

• Sie verwenden das falsche Portal oder einen veralteten Link.
• Ihr Konto wurde noch nicht aktiviert oder registriert.
• Die in Ihrer HR-Akte hinterlegte E-Mail stimmt nicht mit Ihren Anmeldedaten überein.
• Ihr Browser ist veraltet oder blockiert das Laden der Seite.
• Die Lohnabrechnung wurde von der Lohnbuchhaltung noch nicht verarbeitet oder hochgeladen.

Versuchen Sie, den Browser-Cache zu leeren, einen anderen Browser zu verwenden oder die App zu aktualisieren. Wenn Sie sich in einem Firmennetzwerk befinden, prüfen Sie, ob ein VPN oder eine Firewall den Zugriff blockiert.

Wann Sie die Lohnbuchhaltung oder Personalabteilung kontaktieren sollten

Wenn keine der oben genannten Lösungen funktioniert, wenden Sie sich an Ihre Lohnbuchhaltung oder Personalabteilung. Geben Sie folgende Informationen an, um die Bearbeitung zu beschleunigen:

• Ihren vollständigen Namen und Ihre Personalnummer.
• Den Abrechnungszeitraum, auf den Sie zugreifen möchten.
• Einen Screenshot der angezeigten Fehlermeldung.
• Das Gerät und den Browser, den Sie verwenden.

Die meisten Lohnbuchhaltungsteams lösen Zugriffsprobleme innerhalb von ein bis zwei Werktagen.

Fazit

Ihre Lohnabrechnung online einzusehen ist schnell und unkompliziert, sobald Sie die richtige Plattform kennen und Ihre Anmeldedaten eingerichtet haben. Vom Auffinden des Portals bis zum Herunterladen Ihrer Unterlagen dauert der gesamte Vorgang nur wenige Minuten.

TAXMARO bietet digitalen Zugriff auf Lohnabrechnungen über ein sicheres Self-Service-Portal, das auf allen Geräten funktioniert. Arbeitgeber können Lohnabrechnungen elektronisch verteilen, und Mitarbeiter können ihre Unterlagen direkt einsehen, ohne Kopien bei der Personalabteilung anfordern zu müssen. Das System zentralisiert alle Lohnabrechnungsinformationen an einem Ort und macht die Verwaltung von Gehaltsunterlagen deutlich einfacher.